Где в течение дня могут находиться дела оперативного хранения
9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство этих подразделений обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
При смене руководителя ОДО проводится прием-передача дел, формируемых и хранящихся в ОДО, по номенклатурам дел за соответствующие годы. Прием-передача оформляется актом (приложение 40).
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
9.3.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения. Выдача дел должностным лицам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения; предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование должностным лицам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя таможенного органа по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя таможенного органа с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Где в течение дня могут находиться дела оперативного хранения
9.5. Организация оперативного хранения документов
9.5.1. С момента заведения дела хранятся в подразделениях по месту их формирования. Законченные делопроизводством документы со сроками хранения до 10 лет, как правило, хранятся в подразделениях. По истечении установленного срока хранения в структурном подразделении они подлежат уничтожению по акту (Приложение N 30).
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения остаются в течение двух лет в подразделениях для оперативной и справочной работы, после чего в установленном порядке передаются в архив Росимущества.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
До передачи документов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделении, ответственность за их сохранность несут исполнители или те работники, которым эти документы переданы.
В целях ускорения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и дата (год). Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
9.5.2. Выдача дел другим подразделениям для работы производится под расписку с разрешения руководителя структурного подразделения.
На выданное дело заводится карта-заместитель (Приложение N 31). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Росимущества с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и документа, фиксирующего причину выдачи подлинника.
Где в течение дня могут находиться дела оперативного хранения
6.3. Организация оперативного хранения документов
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Агентства дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Агентства.
6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя Управления делами или его заместителя. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании письменных запросов с разрешения Руководителя или его заместителя, курирующего Управление делами.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6.3. Организация оперативного хранения документов
6.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Службы или на уничтожение документы и дела находятся на оперативном хранении по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
Начальники структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах вертикально, корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Службы.
Периодически, как правило, перед передачей в архив Службы, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации Службы или ее структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится внутреннее расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится на основании служебной записки с разрешения начальника службы делопроизводства или его заместителя в соответствии с распределением обязанностей. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела (Приложение N 59). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Службы или его заместителя, курирующего архив Службы по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Службы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Где в течение дня могут находиться дела оперативного хранения
6.3. Организация оперативного хранения документов
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив федерального органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти.
6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
